Det er viktig å utforme en kommunikasjonsplan for nedbemanning, da dette kan skape uro og ha langvarige konsekvenser for selskapet. En reduksjon i arbeidsstyrken eller oppsigelser er ikke en daglig hendelse, og mange arbeidsgivere er ofte dårlig forberedt når det gjelder å iverksette en kommunikasjonsplan for slike situasjoner.
Kommunikasjon under en nedbemanningsprosess handler ikke bare om de ansatte som må forlate selskapet; det er like viktig å ta hensyn til de som blir igjen. Dersom dette ikke håndteres riktig, kan det føre til tap av tillit blant de gjenværende ansatte. De kan også bli mindre produktive hvis de føler seg usikre i jobben sin.
Under en nedbemanning er selskaper ofte i kriseberedskap, og det kan være vanskelig å kommunisere effektivt på grunn av hastigheten som kreves. Når ansatte trenger informasjon raskt, kan du bli fristet til å skynde deg med å lage presentasjoner i stedet for å planlegge nøye. En klar plan for å kommunisere nedbemanning til ansatte er avgjørende for å unngå forvirring og usikkerhet. Som leder bør du utvikle en god plan som tar hensyn til både ansatte som slutter og de som blir værende.
Les også: Den kritiske rollen til HR-ledere under nedbemanning og økonomisk usikkerhet
Hvorfor er en kommunikasjonsplan viktig?
Hvordan du håndterer nedbemanning vil bli husket lenge etter at nedbemanningen har skjedd. Omdømmet ditt står på spill, og eventuelle feilgrep kan øke ansattes turnover. Nedbemanninger kan også skape overskrifter. Bedrifter som ikke tilbyr støtte, eller som håndterer en nedbemanningsprosess på en dårlig måte, kan få negativ omtale. Selv om nedbemanningene kan være rettslig gyldige, kan en dårlig utført prosess ha ødeleggende effekt på selskapets omdømme.
I kommunikasjonsplanen er det derfor viktig å sikre at de som blir sagt opp blir behandlet med verdighet under nedbemanningen og tilbys den støtten de trenger for å få en god overgang til andre jobber. Den bør, om mulig, også inkludere outplacementtjenester og sluttpakker.
En god kommunikasjonsstrategi som tar hensyn til de gjenværende ansattes behov og bekymringer, kan hjelpe deg med å bygge tillit. Det er viktig å kommunisere åpent med dine ansatte gjennom hele planleggings- og gjennomføringsprosessen. Du kan for eksempel be om innspill om måter å konsolidere arbeidet på og søke etter forslag om frivillige avganger, for eksempel enkeltpersoner som vurderer andre jobber eller førtidspensjon som kan redusere kostnader.
Les også: Hvorfor er outplacement lønnsomt?
Kommunikasjon med ansatte under nedbemanning
Vi vet at åpenhet fører til tillit. En reduksjon i arbeidsstyrken bør derfor aldri komme som en fullstendig overraskelse på medarbeiderne. For å sikre at dine ansatte er oppdatert på selskapets tilstand, bør du som leder kommunisere med dem jevnlig. På den måten kan de forstå årsakene til nedbemanning og lettere akseptere situasjonen.
Vi anbefaler å etablere en transparent prosess for å kommunisere selskapets tilstand, som kvartalsvise statusoppdateringer. For å sikre at nedbemanningen gjennomføres på en planlagt og strukturert måte, bør du også aktivt planlegge prosessen i stedet for å handle uten en gjennomtenkt plan. En “plutselig” kommunikasjon av nedbemanning kan føre til at ansatte blir demotiverte og opprørte.
Kommunikasjon med gjenværende ansatte
Som leder må du også planlegge for ettervirkningene av en reduksjon i arbeidsstyrken. De gjenværende ansatte lider vanligvis av av et overlevelsessyndrom som kan ha ødeleggende konsekvenser for virksomheten. Ansatte kan føle seg engstelige og skyldige fordi de har en jobb mens kollegene deres blir sagt opp.
Selv om nedbemanning påvirker de ansatte som slutter direkte, påvirker det også selskapets kultur. Derfor bør du forsikre de ansatte om deres fremtid i selskapet. Hold et møte for å diskutere neste skritt. Mens du legger vekt på selskapets re-orientering og fremtidsplaner, bør du også ta hensyn til de ansattes følelser. For eksempel kan du tilby individuell rådgivning eller møter med de gjenværende ansatte for å hjelpe dem med å håndtere usikkerhet og stress. Å vise omtanke for de gjenværende ansatte gir flere fordeler, inkludert et godt omdømme, høyere grad av ansatte som ønsker å bli værende og en bedre selskapskultur.
Trinn for å opprette en kommunikasjonsplan
Når du kommuniserer nedbemanning, anbefaler jeg at du følger disse trinnene:
Involver de rette personene
Identifiser teamene som er ansvarlige for å opprette, vurdere og levere kommunikasjonen. Dette vil vanligvis inkludere ledelsen, HR, juridiske og interne kommunikasjons- og sosiale team. Det er viktig at disse teamene samarbeider tett for å sikre at kommunikasjonen er effektiv og konsistent.
Legg en plan for kommunikasjonen
Ta deg tid til å planlegge. En god kommunikasjonsstrategi sikrer at viktige trinn ikke blir oversett, samtidig som du unngår en ryktebørs. For eksempel bør planen inneholde nøkkelinformasjon, taktikk og tidsplan. Bestem deg for hvilken informasjon som skal kommuniseres før og etter nedbemanningen, og velg de kanalene som passer for ditt selskap. Vurder også om kommunikasjons- og informasjonsplanene bør tilpasses ulike avdelinger, kompetanse og/eller alder da dine ansatte har ulike informasjonsbehov.
Husk at en effektiv kommunikasjonsplan for nedbemanning skal være ærlig, empatisk og profesjonell. Det er viktig å ta hensyn til de ansattes følelser og behov gjennom hele prosessen.
Forbered lederne
Forberedelse er avgjørende for å sikre at mellom- og toppledere kan utføre sin kommunikasjonsrolle. Tren dem på hvordan de skal svare på spørsmål som kan oppstå når de kommuniserer med ansatte om nedbemanning. Lederne bør også være klar over eventuelle sluttpakker og den støtten som tilbys de ansatte, i tillegg til å motta opplæring i hvordan de skal gjennomføre "den krevende samtalen" dersom det er de som skal formidle beskjeden.
Informasjon til de ansatte
Timingen for å informere de berørte arbeidstakerne påvirker effektiviteten av kommunikasjonsplanen din. For eksempel avhenger rekkefølgen av antall berørte personer. Du kan enten begynne med de som vurderes å måtte forlate selskapet eller alle arbeidstakere. Når det gjelder masseoppsigelser, er det ofte best å kommunisere dette til de ansatte samlet. Dersom det gjelder en liten gruppe, kan du informere dem individuelt først, før du går videre til resten av de ansatte. Informer de som blir vurdert og kan miste jobbene om tilgjengelig støtte, for eksempel hjelp med jobbsøking, karriereveiledning, kurs- og etterutdanning eller økonomi- og pensjonsrådgivning.
Bruk av kanaler
Det er alltid best å informere personlig. Hvis det ikke er mulig med en personlig samtale med alle som berøres, kan du i stedet invitere til et videomøte. Informasjonen bør aldri skje gjennom en enveis kanal uten mulighet for interaksjon og stille spørsmål.
Kommunikasjon med de gjenværende ansatte
De fleste ledere anser kommunikasjonen som fullført når alle er informert, men det er fortsatt arbeid som må gjøres. Nedbemanning er distraherende, og de gjenværende ansatte kan være bekymret for jobbene sine. Derfor er det viktig å gjenopprette tilliten deres til selskapet ved å involvere dem i samtaler. For eksempel må du finne ut hvordan arbeidet skal utføres, så du kan involvere ansatte i utviklingen av løsninger og strategier for å drive selskapet videre. Det er også viktig å prioritere trivselen til de gjenværende ansatte.
Selv om kommunikasjon rundt nedbemanningen er utfordrende, kan den gjennomføres med begrensede konsekvenser. Hvis du gjennomfører nedbemanningen med omhu og følsomhet, er det sannsynlig at du vil komme raskere på fote igjen og opprettholde et godt omdømme blant de gjenværende ansatte, fremtidige jobbsøkere og til og med de som ble nedbemannet.
Husk at en effektiv kommunikasjonsplan for nedbemanning skal være ærlig, empatisk og profesjonell. Det er viktig å ta hensyn til de ansattes følelser og behov gjennom hele prosessen.
